Auslastungs-Analyse · Musterbau GmbH

Auslastungs-Analyse — 12 Monate

Musterbau GmbH · Juni 2025 – Mai 2026 · Quelle: interne Zeiterfassung · Stand: 01.07.2026

▶Was dieses Werkzeug macht – in Kürze

Jeden Monat fertig auf dem Tisch – aus Ihrer Zeiterfassung, ohne Nacharbeit.
Auf Ihren Betrieb zugeschnitten – gebaut nach dem, was bei Ihnen gerade entschieden werden muss. Was Sie hier sehen, ist ein Beispiel, keine Vorlage.
Zwei Blickwinkel auf dieselbe Stunde – die Auslastung des Mitarbeiters rechnet Urlaub und Krankheit heraus, die der Baustelle nicht. Beide Zahlen zusammen sagen mehr als eine.
Was Leerlauf kostet – Fahrzeit, Bürozeit und vermeidbare Überstunden in Euro, nicht nur in Stunden.
Ihre Kostensätze – Stundensatz, Lohnnebenkosten und Zuschlag oben eintippen, alle Beträge rechnen sofort mit.

Kostenparameter: Stundensatz €/h LNK-Faktor Überstd-Zuschlag → aktualisiert alle €-Werte live

Zeitraum der Kennzahlen→ Durchschnitt aller 12 Monate oder ein einzelner Monat

Kennzahlen auf einen Blick

Auslastung Mitarbeiter

Durchschnitt · 12 Monate

…

Wie gut ist der Mitarbeiter ausgelastet, wenn er da sein kann? Urlaub, Krankheit & Feiertage zählen nicht als produktive Tage — an diesen Tagen kann er nicht arbeiten.

Berechnung

(geleistete Arbeit − Bürozeit) ÷ Soll-Arbeitszeit bereinigt (Soll − Urlaub − Krankheit − Feiertage). Pro MA max. 100 %. Ø aller anwesenden MA.

Auslastung Baustelle

Durchschnitt · 12 Monate

…

Der Baustelle ist egal, ob jemand krank oder im Urlaub ist — die Arbeit muss trotzdem gemacht werden. Nur Feiertage zählen nicht (dann ist auch die Baustelle zu).

Berechnung

(geleistete Arbeit − Bürozeit) ÷ (Soll − Feiertage). Urlaub & Krankheit bleiben drin. Pro MA max. 100 %.

MA rechnerisch zu viel

Durchschnitt · 12 Monate

…

Basis: Auslastung Mitarbeiter. Ungenutzte Kapazität ≈ ganze Stellen.

Berechnung

(100 % − Ø Auslastung operativ) × Anzahl anwesender MA.

Fahrzeit

Durchschnitt · 12 Monate

…

Anteil der effektiven Zeit im Auto. … bezahlt — kein Rohertrag. Hebel: Routen bündeln.

Berechnung

Anteil = Fahrzeit ÷ effektive Arbeitszeit. Kosten = Fahrzeit-Std × Stundensatz × LNK.

Vermeidbare Überstunden

Summe · 12 Monate

…

Überstunden nur durch ungleiche Verteilung — vermeidbar. Gezeigt wird nur der Zuschlag (Extra-Kosten der Mehrarbeit), nicht der volle Lohn der Stunden.

Berechnung

Vermeidbare Std × Stundensatz × LNK × Zuschlag (0,25). Nur der Überstunden-Zuschlag = Extra-Kosten — NICHT der volle Lohn der Stunden (die Arbeit wird ja geleistet).

Kosten Bürozeit

Summe · 12 Monate

…

Zeit im Büro statt beim Kunden — Lohn ohne Rohertrag. Wie viel dieser Zeit ist wirklich nötig?

Berechnung

Bürostunden × Stundensatz × LNK.

Auslastungsanalyse

Wie gut sind die einsetzbaren Mitarbeiter ausgelastet — Team und pro Mitarbeiter.

Auslastung

Mitarbeiter im Graph

Kranktage

	Jun 25	Jul 25	Aug 25	Sep 25	Okt 25	Nov 25	Dez 25	Jan 26	Feb 26	Mär 26	Apr 26	Mai 26	Ø Auslastung	Kranktage
Ø Auslastung Mitarbeiter	83 %	80 %	93 %	77 %	83 %	63 %	70 %	71 %	89 %	89 %	84 %	71 %	79 %	52
Ø Auslastung Baustelle	80 %	72 %	85 %	70 %	79 %	55 %	60 %	68 %	68 %	81 %	78 %	58 %	71 %	52
Auslastung je Mitarbeiter — Sicht: Mitarbeiter

100 % Auslastungunter dem Team-Durchschnitt (79 %)Kranktage = Summe im Zeitraum (Info)

Überstunden-Analyse

Mehr- und Minderstunden je Mitarbeiter — positiv = Überstunden, negativ = freie Kapazität.

Wie passt das zusammen? Niedrige Auslastung UND viele Überstunden

Kein Widerspruch — sondern das Kernproblem: die Arbeit ist ungleich verteilt. Einige MA machen Überstunden (in der Auslastung bei 100 %/MA gedeckelt — ihr Plus hebt den Schnitt nicht über 100 %), während andere gleichzeitig freie Kapazität haben und den Ø nach unten ziehen. Zusätzlich zieht die Auslastung die Bürozeit ab. Ergebnis: Ø-Auslastung niedrig, trotzdem viele Überstunden — und ein großer Teil davon ist vermeidbar durch bessere Verteilung, nicht durch mehr Personal.

Kennzahl

Einheit

Alle geleisteten Mehrstunden im Monat.

Team-Summe — Überstunden & Einsparpotenzial (pro Monat & Jahr)

Kennzahl	Jun 25	Jul 25	Aug 25	Sep 25	Okt 25	Nov 25	Dez 25	Jan 26	Feb 26	Mär 26	Apr 26	Mai 26		Σ Jahr	Ø / Monat

Vermeidbare Überstunden = der Teil, der nur durch ungleiche Verteilung entsteht. Kosten = Std × Stundensatz × LNK × Zuschlag (0,25) — d. h. nur der Zuschlag/Extra-Kosten der Mehrarbeit, nicht der volle Lohn. Betrag, der durch bessere Verteilung eingespart werden könnte.

Über-/Unterstunden je Mitarbeiter — positiv = Überstunden · negativ = freie Kapazität

Mitarbeiter	Jun 25	Jul 25	Aug 25	Sep 25	Okt 25	Nov 25	Dez 25	Jan 26	Feb 26	Mär 26	Apr 26	Mai 26		Σ Jahr	Ø / Monat

Überstunden (positiv)freie Kapazität (negativ)Σ = Saldo je MA (Plus minus Minus) — nicht identisch mit „Überstunden gesamt" oben (das zählt nur Plus-Stunden).

Bürozeit

Nicht-fakturierbare Bürozeit (Verwaltung, Vorbereitung) je Mitarbeiter — bezahlt, ohne Rohertrag.

Mitarbeiter im Graph

Einheit

Team-Summe — Bürozeit & Kosten (pro Monat & Jahr)

Kennzahl	Jun 25	Jul 25	Aug 25	Sep 25	Okt 25	Nov 25	Dez 25	Jan 26	Feb 26	Mär 26	Apr 26	Mai 26		Σ Jahr	Ø / Monat

Kosten = Stunden × Stundensatz × LNK. Bezahlte Zeit, die keinen direkten Rohertrag erzeugt.

Bürozeit je Mitarbeiter (im Monat)

Mitarbeiter	Jun 25	Jul 25	Aug 25	Sep 25	Okt 25	Nov 25	Dez 25	Jan 26	Feb 26	Mär 26	Apr 26	Mai 26		Σ Jahr	Ø / Monat

Fahrzeit

Fahrzeit je Mitarbeiter — produktiv bezahlt, aber ohne Rohertrag. Hebel: Routen bündeln.

Mitarbeiter im Graph

Einheit

Team-Summe — Fahrzeit & Kosten (pro Monat & Jahr)

Kennzahl	Jun 25	Jul 25	Aug 25	Sep 25	Okt 25	Nov 25	Dez 25	Jan 26	Feb 26	Mär 26	Apr 26	Mai 26		Σ Jahr	Ø / Monat

Kosten = Stunden × Stundensatz × LNK. Bezahlte Zeit, die keinen direkten Rohertrag erzeugt.

Fahrzeit je Mitarbeiter (im Monat)

Mitarbeiter	Jun 25	Jul 25	Aug 25	Sep 25	Okt 25	Nov 25	Dez 25	Jan 26	Feb 26	Mär 26	Apr 26	Mai 26		Σ Jahr	Ø / Monat